Tổ chức sự kiện tại Lotus Hotel Hải Dương là một trong những chương trình quan trọng của các khách sạn. Đòi hỏi nhân viên phải nắm chắc quy trình tổ chức sự kiện. Vậy sự kiện được tổ chức như thế nào mới hiệu quả? Cùng Lotus Hotel tìm hiểu về các bước thực hiện và tự tin áp dụng ngay với nhà hàng, khách sạn bạn đang làm việc nhé.
Có nhiều loại hình sự kiện khác nhau: Hội nghị, hội thảo, đám cưới, sinh nhật, khai trương, tiệc cuối năm,… Mỗi kiểu sự kiện có đặc trưng riêng. Cách tổ chức cũng ít nhiều có sự khác nhau. Tùy vào quy mô của đơn vị tổ chức và yêu cầu của khách hàng. Bạn đang là nhân sự khách sạn, nhà hàng? Bạn đã nắm chắc quy trình tổ chức sự kiện chuẩn nhất?
Nội dung bài viết
Tiếp nhận yêu cầu từ cấp trên/ khách hàng
Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng (hay cấp trên). Người tổ chức sự kiện (hay còn gọi là Event Coordinator). Sẽ có hình dung ban đầu về chương trình: Loại hình sự kiện; Mục tiêu tổ chức; Thời gian tổ chức; Đối tượng và số lượng người tham dự. Các yêu cầu riêng của đối tác…
Tổ chức sự kiện tại Lotus Hotel Hải Dương cần sáng tạo ý tưởng và chủ đề cho sự kiện
Sau khi tổng hợp thông tin từ phía khách hàng. Bộ phận Sự kiện sẽ họp lại để bàn bạc về ý tưởng chủ đạo cho chương trình. Đây được xem là “linh hồn” của sự kiện. Có thể do trực tiếp khách hàng đưa ra. Hoặc nhóm sáng tạo cùng nhau thảo luận. Tìm ra ý tưởng dựa vào yêu cầu của khách hàng. Một chủ đề lý tưởng phải phù hợp với thông điệp của sản phẩm. Mục tiêu truyền thông cũng như hành vi xã hội và đối tượng hướng đến.
Quy trình tổ chức sự kiện tại Lotus Hotel Hải Dương đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng
Xây dựng kế hoạch tổ chức
Sau khi đã phác họa chủ đề, bạn lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho sự kiện, đảm bảo các nội dung:
- Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện
- Các loại thiết kế: Backdrop, standee, bandrol, vé mời, thư mời…
- Nội dung chi tiết: Các hoạt động diễn ra, khoảng thời gian dự kiến. Những dụng cụ/ thiết bị cần chuẩn bị…
- Số lượng nhân lực cần cho sự kiện
- Kế hoạch truyền thông (tùy sự kiện)
- Dự trù kinh phí và báo giá cho khách hàng/ cấp trên
- Phương pháp đo lường hiệu quả
- Phương án xử lý những rủi ro có thể xảy ra (mất điện, trời mưa…)
- Kế hoạch sau khi hoàn thành cần được thuyết trình với cấp trên/ khách hàng. Để xác định mức độ khả thi, nội dung nào cần chỉnh sửa,… Sau khi nhận được sự đồng ý từ khách hàng/ cấp trên. Thì sự kiện mới chính thức được tổ chức.
Quy trình tổ chức sự kiện tại Lotus Hotel Hải Dương sẽ định sẵn kế hoạch trước khi tổ chức
Triển khai quy trình tổ chức sự kiện
Trước sự kiện
Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện là phân công công việc cho từng bộ phận, nhân sự. Thời hạn cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất.
- Phân chia công việc cho từng nhân sự.
- Khảo sát địa điểm tổ chức.
- Liên hệ các nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ như ánh sáng, âm thanh, nghệ sĩ…
- In ấn các loại thiết kế, đảm bảo không có sai sót
- Truyền thông sự kiện theo kế hoạch
- Dàn dựng không gian, lắp đặt các dụng cụ, thiết bị
- Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, phương tiện đi lại cho khách mời
- Tổng duyệt chương trình…
Quy trình tổ chức sự kiện tại Lotus Hotel Hải Dương đảm bảo không xảy ra sự cố ngoài ý muốn
Trong sự kiện
Trong quá trình diễn ra sự kiện, người tổ chức sự kiện chính sẽ điều hành mọi hoạt động. Chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng khách hàng.
Sau sự kiện
Khi sự kiện kết thúc, bạn cần thu dọn toàn bộ. Bàn giao lại địa điểm cho các bên liên quan. Đồng thời, các thiết bị, vật dụng đã thuê cần trao trả cho nhà cung cấp.
>>> Xem thêm: Dịch vụ giặt là tại Lotus Hotel Hải Dương; Tổng hợp 8 điều du khách quan tâm khi ở khách sạn
Đánh giá hiệu quả, báo cáo tổng kết sự kiện
Việc tổng kết, đánh giá sự kiện giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức. Rút kinh nghiệm cho những chương trình sau được tốt hơn. Qua đó, bạn tổng kết các hạng mục: Số lượng người tham dự, phản hồi của người tham dự, kết quả công tác truyền thông, quyết toán chi phí, những gì chưa hoàn thành,… Sau đó bạn làm báo cáo tổng kết gửi cho cấp trên/ khách hàng.
Tổ chức sự kiện tại Lotus Hotel Hải Dương lấy nhận xét đóng góp ý kiến từ khách hàng
Quy trình tổ chức sự kiện muốn hiệu quả cần có kế hoạch cụ thể. Đảm bảo đúng trình tự, thời gian hợp lý và chi phí chính xác. Đối với các khách sạn, nhà hàng thường xuyên tổ chức sự kiện, nắm chắc quy trình này, nhân sự sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn trong triển khai thực hiện.
Mọi thông tin chi tiết hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất.
Purple Lotus Hotel
Hotline: 0902 056 389
Address: 232 Trường Chinh, P. Tân Bình, Thành phố Hải Dương
Email: lotushotel.com.vn@gmail.com
Facebook: Purple Lotus Hotel
Website: Lotus Hotel
English 
Vietnamese 
